Prezi Next與過去我們熟知的Prezi Classic相當不同,連快速鍵也不同。這裹整理出目前Prezi Next所有的快速鍵。

Windows

  • ALT + 點擊與拖曳:取消貼齊
  • CTRL + ALT + 拖曳轉角:旋轉物件
  • CTRL + 拖曳轉角:從中心點調整物件大小
  • SHIFT + 拖曳:拉出一方形框以多重選擇物件
  • SHIFT + 點擊:選取多重物件 SHIFT + 鍵盤方向鍵:移動選取 上下左右鍵:微調選取
  • CTRL + A:全部選取
  • CTRL + C:複製
  • CTRL + X:剪下
  • CTRL + V:貼上 CTRL + P:播放
  • CTRL + BACKSPACE:一次刪除一個英文字

Mac

  • CMD + 點擊與拖曳:取消貼齊
  • CMD + 拖曳轉角:旋轉物件
  • OPTION/ALT + 拖曳轉角:從中心點調整物件大小
  • SHIFT + 拖曳:拉出一方形框以多重選擇物件
  • SHIFT + 點擊:選取多重物件  
  • SHIFT + 鍵盤方向鍵:移動選取 上下左右鍵:微調選取
  • CMD + A:全部選取
  • CMD + C:複製
  • CMD + X:剪下
  • CMD + V:貼上
  • CMD + P:播放
  • ALT + BACKSPACE :一次刪除一個英文字

Presenting shortcuts

  • ESC: 回到編輯畫面
  • BACKSPACE: 畫面縮放到上一階
  • 方向鍵右鍵與左鍵:移至下一頁與上一頁
     
photo credit: Ervins Strauhmanis Keyboard via photopin (license)
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AuthorBennett Yang
CategoriesPrezi Next

終於以Prezi Next完成了一份動態簡報。接下來,要如何在聽眾面前使用Prezi Next作簡報呢?Prezi Next提供許多簡報播放功能,方便我們在各種場合作簡報。

  • 「Preview」:在編輯畫面中預覽簡報
  • 「Present」:以全螢幕播放簡報
  • 「Prezenter View」:簡報者檢視畫面(付費功能)
  • 「Live Prezi」:直播簡報(付費功能)
  • 「Download for presentation」:下載簡報以離線方式播放(付費功能)

另外,也可下載Prezi官方的App,在行動裝置上播放Prezi Next簡報。如果要列印簡報,可利用「Export to PDF」功能匯出為PDF檔後再列印。

「Preview」預覽簡報

編輯告一個段落後,可以利用「Preview」功能直接在Prezi Next編輯畫面中預覽效果。點擊功能列上「Present」選單中的「Preview」功能。就可以在編輯畫面中預覽簡報。使用鍵盤上的右鍵與左鍵控制下一頁與上一頁。

按一下Esc鍵或點擊畫面右上角的「Back to edit」按鈕,離開預覽。

「Present」播放簡報

在Prezi Next編輯器中使用快速鍵Ctrl + P或CMD + P,就可以全螢幕播放簡報。或是點擊編輯畫面右上角的「Present」按鈕。另外也可以直接在「Dashboard」儀表板畫面中,點擊簡報縮圖上的播放鈕播放簡報。如要從頭開始播放簡報,需先移動畫面下方的進度條至最左端。

一樣,按Esc鍵可回到編輯畫面。

「Presenter View」簡報者畫面

「Presenter View」與PowerPoint的簡報者檢視畫面相似。播放時分為二種畫面,一種是聽眾看的投影畫面,另一種是給簡報者提示簡報畫面、時間與備忘稿的檢視畫面。不過這項功能僅提供給訂閱「Plus」付費方案的使用者,且需先在電腦上下載並安裝「Prezi Next app」應用程式。

以Prezi Next應用程式打開簡報後,點擊功能列上「Present」選單中的「Presenter View」功能,開啟簡報者檢視畫面。點一下「Click to add presenter notes」,輸入備忘稿。

關閉視窗就可結束簡報者檢視畫面。

「Live Prezi」直播簡報

「Live Prezi」透過網路在線上直播簡報。與「Presenter View」同屬「Plus」付費方案的功能。不論是雲端版或單機版Prezi Next都可開啟此功能。可惜的是目前只能直播簡報畫面,無法直播聲音與視訊。雖然Prezi Next提供直播簡報的功能立意良善,如果要達到更佳的直播效果建議使用其它專業的視訊會議服務,如ZoomGoToMeeting

點擊Prezi Next編輯畫面右上角的「Live prezi…」按鈕,開啟「Start Live Prezi」視窗。

點擊視窗中的「Copy」按鈕,複製直播簡報連結並寄給線上參與的人員。接著點擊「Start Live Prezi」就可以開始直播簡報。

「Download for presentation」下載簡報

如果簡報的場地不巧沒有網路或網路品質不佳,為了以防萬一可以先下載簡報並儲存在電腦硬碟或隨身碟中。下載下來的簡報檔案是可自動執行的播放檔,無需第三方應用程式的輔助。而且分為PC與Mac二種播放版本。不過,下載簡報功能僅出現在Prezi Next的應用程式中,也就代表此為付費功能。

打開Prezi Next應用程式,在Dashboard畫面中的簡報縮圖上,點擊「>」按鈕開啟簡報進階功能視窗。接著,點擊「Download for presentation」按鈕。

勾選「Present using Windows」或「Present using Mac」,選擇以Windows或Mac系統作簡報。之後,就可選擇儲存的資料夾並開始下載簡報。

在行動裝置上播放簡報

Prezi Next提供專屬的App,讓你隨時隨地在智慧型手機或平板電腦上播放Prezi Next簡報。所以,可以利用空閒的時間使用智慧型手機演練簡報。或是使用平板電腦與客戶作一對一的簡報,介紹公司的產品或服務。不論是你的行動裝置是iOS或Android,都可在App Store或Google Play中搜尋並下載安裝「Prezi Viewer」App。

開啟Prezi Viewer App後,先輸入Email與密碼登入至Prezi帳號。就可存取儲存在Prezi雲端上的簡報。簡報一樣以縮圖展示,點一下就可以開始下載並開啟簡報。

輕點螢幕兩側可控制簡報頁面的前進與後退。輕點兩下主題或次主題可展開內容。也可以利用放大或縮小手勢來縮放畫面。


 

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AuthorBennett Yang
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在Prezi Next,保証你的簡報不再雜亂無章。因為製作簡報檔前,Prezi Next強迫你思考並建立簡報架構(structure)。架構在Prezi Next中以主題(Topic)與次主題(Subtopic)型式展開。主題帶領聽眾看到簡報的整體面貌,次主題與其延伸的內容讓聽眾了解細微資訊。這種整體-細節-整體的概念,讓聽眾快速掌握簡報架構,又能夠認識細節與細節彼此的關係。這種展示資訊的方式與我們使用Google Map查詢路線非常相似。也就是說架構是簡報的地圖,提供聽眾完整的簡報路線說明,往後面對龐大資訊也不會迷失方向。


簡報架構的原素

進入Prezi Next簡報第一個看到的畫面就是「Overview」概覽。概覽可以稱為簡報的首頁,因為結束每個主題後畫面會先回到概覽。在概覽畫面中看到的圓圈(某些內建範本會以圖片取代)稱為「Topic」主題,每個主題都可包含「Subtopic」次主題。主題與主題之間或次主題與次主題之間以連接線串連在一起,以呈現簡報的順序。每個範本都有預設的架構,可編輯此架構以符合簡報內容。

「Overview」概覽

概覽畫面顯示每個主題的標題名稱,但內容仍維持隱藏的狀態,直到以縮放呈現某項特定的資訊。連接線能夠預覽簡報播放的路徑。在概覽畫面中,點擊任一個主題,主題與主題之間就會出現連接線。另外,也可以在概覽畫面中編輯簡報的標題或插入企業/品牌商標。

增加「Topic」主題

你可以加入更多的主題到概覽畫面中。加入新主題,只要簡單地點擊左側欄下方的「+Topic」按鈕,並選擇主題類型。新主題會加入到簡報路徑的尾端。

移動主題的位置

欲移動主題的位置,先點擊再拉曳至畫布上新的位置。也可以選擇一個主題後,再使用鍵盤上的方向鍵移動位置。移動時連接線也會自動調整。

如果使用背景圖片,建議的作法是主題能夠對應到圖片,與圖片成為一體。

刪除主題

只要點選主題並按鍵盤上的Delete鍵就可刪除主題。也可以利用左側欄上的縮圖,以左鍵清單中的「Delete」功能刪除主題。

編輯「Connector」連接線

點擊一條連接線以選取連接線,或雙擊以同時選取全部的連接線。選取後,可以使用情境工具列變更連接線的粗細、顏色與透明度。如要在概覽畫面隱藏連接線,只要將透明度調整鈕拉到最左邊。

主題種類

主題其實就是簡報架構的第一階。將簡報內容適當地分類後,給予每個類別明確的名稱,這就是主題。主題彼此的關係應建立在重要性、順序、程度等邏輯的基礎上。Prezi Next的主題依資訊呈現的方式分為兩種,「Planet」行星與「Stack」堆疊。行星主題有點像心智圖,次主題繞著主題頁面排列。而堆疊主題幾乎等同我們非常熟悉的投影片。可以依照資訊本身的特性套用行星或堆疊主題,以獨特的方式呈現簡報內容。

「Planet」行星

行星主題讓「Subtopic」次主題圍繞著主要的想法排列。我們可以說次主題是簡報架構的第二階。如果在第二階又需要分為幾個類別來講解,就可以選擇行星主題來建構次主題。從主題封面進入到主題內容時,聽眾可以馬上知道主題下面有那些次主題。

「Stack」堆疊

說穿了,堆疊主題的內容就是投影片,它允許我們使用傳統的投影片方式依序呈現資訊。只是Prezi Next不稱為投影片而是「Page」頁面。要在堆疊主題下新增頁面,只要點擊左側欄下方的「+Page」按鈕。你不覺得Prezi Next很有心機嗎?既保留原始Prezi優越的縮放系統,同時加入眾人熟悉的投影片播放。Prezi Next企圖整合創新與傳統,創造新鮮又熟悉的簡報體驗。不論你認不認同,Prezi Next對投影片愛用者釋出許多善意,吸收更多人加入Prezi Next。

「Subtopics」次主題

次主題藉由展示主題內資訊的彼此關係來組織內容。跟主題一樣,次主題也有行星與堆疊兩種類型可供選擇。

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AuthorBennett Yang

儀表板Dashboard導覽

「Dashboard」儀表板是Prezi Next的中央控制板,在這裹可搜尋或管理簡報。一旦從prezi.com登入至Prezi Next後,畫面立即帶到你的儀表板。最近被編輯或播放的簡報顯示在最上端。

想找某個簡報,在「Search...」搜尋欄中輸入關鍵字。Prezi Next就會列出標題含關鍵字的簡報。

新增簡報,點擊「New presentation」鈕。

簡報縮圖

簡報縮圖左邊的按鈕為編輯,點一下開啟Prezi Next編輯器。中間按鈕為播放鍵,直接在線上播放簡報。而右邊按鈕可開啟簡報額外選單。

  • 「Present」播放簡報
  • 「Present with Live Prezi」開啟遠端簡報
  • 「Edit」編輯簡報
  • 「Set privacy」設定簡報隱私(付費功能)
  • 「Rename」更改簡報標題
  • 「Make a copy」製作複本
  • 「Add to folder」加入資料夾
  • 「Delete」刪除簡報
  • 「Share view link」分享連結(付費功能)
  • 「View analytics」察看分析(付費功能)
  • 「Add collaborators」加入共同編輯者(付費功能)
  • 「Export to PDF」匯出為PDF檔

資料夾

在儀表板的左側欄中可使用「Folder」資料夾整理簡報。也可使用分享功能,分享資料夾給其他專案成員、主管或客戶。

點擊「New Folder」新增資料夾。

新增資料夾後,先填寫資料夾名稱。直接在資料夾中新增簡報點擊「New presentation」按鈕。如要分享資料夾,點一下右上角的「Share」按鈕。接著填入分享對象的Email,即對方申請Prezi帳號的Email。刪除資料夾,點擊垃圾筒圖示。

帳號設定與登出

點一下儀表板右上角的名字,出現「Account settings」帳號設定與「Log out」登出這兩個選項。

在「Account settings」的「Profile」個人資料頁面中可修改個人資訊、「Delete account」刪除帳號或「Change password」修改密碼。另外在「License」授權頁面中點擊「Upgrade」升級為付費方案。

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Prezi是一種雲端簡報應用軟體(cloud-based presentation application),無需在電腦上安裝任何軟體即可使用。包含新增、編輯、展示或分享等動作皆可直接在雲端上完成。因此在任何一台電腦上,透過網路與瀏覽器,就能快速存取Prezi簡報檔。

使用Prezi所提供的服務前,需先至[Prezi網站]申請一組帳號。Prezi的帳號可分成三種類別-「免費」、「付費」與「教育版」,你可依需求選擇適合的帳號類型。

如果你是Prezi的新手,建議你先申請一組免費的帳號試用。未來如有進一步的需求,可選擇從原帳號升級(Upgrade)為付費帳號。免費帳號申請方法如下:

使用瀏覽器開啟Prezi網址。在首頁的右上角,點擊「Get Started」按鈕。

如想申請免費帳號,先切換網頁上方的方案選項至「Free」,再點擊「Basic」方案下方的「Continue」按鈕。

接著,依序填寫基本資料-「First name」(名)、「Last name」(姓)、「Email」(電子郵件)與「Password」(密碼),勾選「I’m not a robot」並點擊「Create your free Basic account」按鈕完成申請。

如果你想使用原Facebook帳號與密碼申請,那麼點擊「Create your free Basic account」按鈕下方的「Facebook」連結。接著登入至你的Facebook帳號並確認,就可以新增一組Prezi帳號。

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早在西元四世紀,希臘哲書家亞里斯多德在說服溝通的研究已奠定重要的基礎。亞里斯多德在《修辭術》中區分三種說服方式(Modes of Persuasion),也就是人格說服(Ethos)、論理說服(Logos)與情感說服(Pathos)。雖然時代改變了,但是有效溝通的需求並沒有跟著改變。這項工具幫助我們從修辭學的三個要素,評估溝通的效用。

角色扮演你的聽眾,從三個不同的面向對簡報的內容從1-10打分數。

  • Ethos/Credibility(人格/可信):你是誰?這個主題上你擁有那些權威?根據亞里斯多德,有三項必備條件可強化可信度—能力、善意與同理心。
  • Logos/Logic(論理/邏輯):你的論述是否清楚而且一致?是否提供強而有力的事實或數據支持你的論點?你所引用的資料是否與聽眾的認知相砥觸?
  • Pathos/Emotion(情感):你所傳達的訊息是否生動活潑、能夠觸發聽眾的情感、令人印象深刻且激勵人心?

取一張白紙,畫上如下方的圖形並註記文字,最後填入評分。

進行討論與評估,尋找需要改進與補強之處,調整三個面向的平衡。

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簡報就是上台講話。上台不講話還算是簡報嗎?有時無聲勝有聲。如果能在簡報中適度地安插停頓或沉默,反而能夠創造驚人的效果。

停頓能夠幫助講者強調重點。停頓讓聽眾思考,幫助吸收與消化資訊。藉由停頓可以引發聽眾的期待,拉回聽眾的注意,並創造戲劇性的效果。停頓在簡報中加入空白,讓聽眾有想像的空間。

站上講台,不一定要馬上拿起麥克風講話,進入開場。試試先保持沉默一二秒鐘,微笑地與聽眾的眼神接觸。如此,可以整理好所有的情緒,爆發所有的能量,完成一個卓越的開場。同時,短暫的沉默發出一個提示給聽眾,宣告精彩的簡報即將開始。邀請聽眾的專注力全部集中在講者身上。這樣的安排,就好像劇場在表演前將燈光漸漸熄掉,效果是相似的。以停頓開始一場簡報,散發講者的信心,提醒聽眾專心。

問聽眾問題是一種良好的簡報互動,鼓勵聽眾思考。但是問問題又不讓聽眾思考,效果就會大打折扣。問完問題後加上一個停頓,允許聽眾有一段思考的時間。如此才能進一步得到聽眾的認同。

最熟悉簡報內容的莫過於講者自己。花費大量的時間在收集資料、撰寫講稿、製作投影片,加上再三的演練。一站上講台,立馬習慣性地開始劈哩叭啦地向聽眾傾倒大量資訊。問題是聽眾可是第一次聽簡報。對簡報的內容幾乎是陌生的、新鮮的。講者與聽眾的關係其實是建構在資訊不對等的天台上。難怪有人稱這種情況為為「知識的咒詛」(Curse of Knowledge)。講者用自己懂得方式表達,並不代表聽眾都會照單全收。因此,除了用同理心準備簡報內容外,也可以在簡報的過程中安排停頓,允許聽眾有一段空白的時間理解所吸收的資訊。

不論是電影、戲劇或音樂,常安插停頓在作品中,創造極具戲劇性的效果。在簡報中,如果有特別突顯某段口號、某項提議或某個觀念,是不是也可以在強調的開始與/或結束插入停頓。在這短暫的沉默中,讓話語迴盪在聽眾的腦海中。讓聽眾滿懷期待接下來的內容發展。

停頓也可以應用在轉折上。從引言轉至主體,從主體轉至結論。或是從一個主題轉至下一個主題。平面設計可安排視覺提示(Visual Cue),引導讀者的目光。停頓也可以在簡報中發揮提示的作用。提醒聽眾簡報即將進入下一個階段。

停頓是一種強而有力的簡報工具。但是要駕馭它卻不是件容易的事。試著在下一場簡報中,開始安插停頓這項溝通工具,慢慢體會它的效果。

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所謂Post-Up即是使用大量的便利貼進行腦力激盪,收集有用的資訊。小小便利貼其實是腦力激盪的好幫手。可重複黏貼的特性可以輕易地增加、移除、移動或群組各式各樣的點子。大大小小的尺寸可以貼在筆記本中、空白紙上、桌子上、白板上或牆上,使用的地點相當彈性。便利貼也提供不同的顏色,方便作分類。

  1. 使用計時器設定在30分鐘倒數。時間可依情況增減。
  2. 如果可以的話儘量在輕鬆的環境中進行。我的習慣是聽著舒服的爵士音樂,一邊喝著咖啡,一邊作腦力激盪。
  3. 針對簡報的主題開始進行創意發想。想到一個點子就快速地以簡單的文字寫在一張便利貼上,無需詳細解釋。可以使用較粗的簽字筆限定書寫的字數。一個點子一張便利貼。點子愈多愈好,在時間截止前不要停止發想。也可以在開始腦力激盪前限定要產生多少個點子。
  4. 發想的過程如果卡住的話,建議回頭看看剛剛想到的點子,有沒有往其它方向發展的可能性。這就是所謂的搭順風車。另一種我常用的方法是以圖像輔助思考。可以閉上眼睛想像或是觀看週遭的物品,與簡報的主題開始作聯想。
  5. 停止發想時,可先檢視腦力激盪的結果。視情況需要,可再安排一輪腦力激盪,從現有的點子再度展開發想。有時要重複進行好幾次腦力激盪才能找到滿意的思考結果。

使用便利貼法相當自由自在,是常用的一種創意思考法。可以準備一些不同尺寸、不同顏色的便利貼在身邊,就可以隨時隨地進行腦力激盪。也許你會覺得使用這麼便利貼很浪費,但是與所產生的點子的價值相比,這些投資是值得的。

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使用Empathy map幫助我們站在聽眾的立場思考,接下來則利用Pain-Gain Map找出聽眾可能面臨的問題(Pain),與他們想獲得的益處(Gain)。為方便記憶,我們也可以想成是痛處與好處。以此提供有效的解決對策,滿足甚至超越聽眾的需求。[1]

Pains:
- 他們正面臨那些挑戰?
- 什麼事令他們擔憂或困擾?
- 他們無法解決的問題有那些?
- 阻止他們成功的障礙有那些?

Gains:
- 他們想獲得什麼利益?
- 他們期待得到什麼幫助?
- 他們想得到什麼結果?
- 有那些附加利益?

1. 計時10分鐘,在Pain或Gain欄位中,使用便利貼寫上聽眾可能遇到的問題或待滿足的需求。一張便利貼寫一個問題或需求。
2. 接著,將各個欄位中的便利貼依問題的嚴重性或需求的急迫性,加以排序。並選出聽眾心中最重要的三項問題或需求。

[1]: “The Hidden Agenda”這本書中稱這個過程為尋找「隱藏議題」(聽眾不說但真正在乎的事)。需先挖掘聽眾的隱藏議題,才能想方法打動聽眾。隱藏議題可分為三大類:希望、需求與價值觀。
 

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最近正在讀的一本有趣的書是”Thinkertoys: A Handbook of Business Creativity”,作者為Michael Michalko。這本書提供近百種的思考工具,幫助我們以創意思考的方式面對某個議題或問題。就像「六頂思考帽」所扮演的角色,這些思考工具能夠帶領我們跳脫既有的思考模式,以一種全新的角度觀看眼前的議題。藉由不斷刺激活化我們的大腦,作另類的思考,以產出創意的結果。

事事講求創意的年代,當然簡報需要包含更多的創意元素在其中。”Thinkertoys”書中所介紹的一些思考工具就能夠派上用場,幫助我們打造一場有創意又有效率的簡報。我們可以利用這些工具來鍛鍊大腦,讓思考更活潑與敏銳。

SCAMPER是其中的一項思考工具,作者用相當大的篇幅作介紹,我認為也相當適合應用在簡報的準備上。在英文中Scamper有蹦蹦跳跳的意思,所以這項工具希望能夠幫助我們的大腦作更靈活的思考。SCAMPER的每個字母各代表不同方向的思考。

我建議的操作方式是結合心智圖一起使用。將簡報的主題放在正中央,依序將Substitute、Combine、Adapt、Magnify/Modify、Put to other use、Eliminate與Reverse以順時鐘方向圍繞著主題寫下,並開始作腦力激盪。可以一個一個項目依序思考,或是也可以用跳躍式進行思考。在每一個項目下面我列了一些問題,可以引導我快速地進入思考。

Substitute 替代─思考簡報當中的那些部份是可以被其它形式所取代。

可以用說一個故事來取代一連串的Bullet Points嗎?
可以用一張照片取代一段文字嗎?
可以用一張簡報的圖表取代複雜的資料表格嗎?

Combine 合併─思考如何將二個或以上的東西結合成為一體。

可以將類似的資料合併起來嗎?
可以合併兩個主題、重點或idea成一個嗎?
可以將兩張投影片合併成一張嗎?
Adapt 調整─思考簡報的那一個部份可以作調整。

需要針對聽眾調整簡報內容的順序嗎?
需要針對聽眾調整內容的安排嗎?
需要針對聽眾調整解說的方式嗎?

Magnify/Modify 放大/修改─思考簡報的那些部份需要特別強調或是修改。

需要更深入詳細地說明一個重點嗎?
需要凸顯某項資訊的重要性嗎?
需要修改資料的呈現方式嗎?

Put to another use 其它用途─思考簡報還有沒有其它的用途。

我的提案還可以應用在其它的領域嗎?
我還可以向其他的聽眾作這場簡報?
我所準備的資料是否可提供給其它單位使用?

Eliminate移除─思考簡報的那些部份可以移除與簡化。

有那些不必要的裝飾原素需要移除呢?
如何移除不必要的內容讓簡報更加精簡有力?
評斷那些是nice but not necessary的資料?

Reverse反向─思考簡報的那些部份可以逆向進行。

可以將簡報的順序巔倒過來嗎?
可以邀請聽眾一起加入簡報加強雙向的溝通嗎?
可以站在聽眾的中間而不是前面作簡報嗎?

SCAMPER是一種思考工具,指引我們找到思考的死角,活化思考讓簡報有效又有趣。

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AuthorBennett Yang