我想你已經注意到Prezi Next的操作界面有點不一樣。此次更新主要是整合新增與原有的功能,讓工具列更加簡潔、易用。特別是中間的三個按鈕,「Style」樣式、「Insert」插入與「Share」分享。

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「Style」樣式:點擊Style按鈕後會在工具列下方跳出兩個選項,分別為Background(背景圖片)與Colors(顏色)。

  • 點擊「Background」圖示會隨機更換背景圖片。想要自訂背景圖片,只要點擊下方的3點符號。熟悉的背景圖片設定視窗就是出現在編輯畫面的右側。可以選擇自行上載「Upload」背景圖片,或是從內建的背景圖片直接套用。如果想回復到範本原有的背景圖片,點擊「Revert to the origin」按鈕。想要讓「Overview」首頁的內容與背景圖片相符,點擊即可。除了背景圖片,也可以利用「Background Color」來設定背景顏色。

  • 跟背景圖片一樣,點擊「Colors」圖示,就會套用不同的色系與字型。同時也可自訂佈景主題的內容。不過很遺憾,訂閱Prezi Plus付費方案才可自訂色系。

「Insert」插入:這應該是製作簡報時最常使用的功能。不論是什麼屬性的簡報內容,文字、圖片或影片,都得從這裹插入至畫布中。

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  • 「Topic」主題,又可分為「Planet」行星與「Stack」堆疊兩種類型。
  • 「Text」文字,與PowerPoint的文字方塊類似,可利用工具列下方的情境工具列(Contextual Toolbar)上的功能修改文字樣式。
  • 「Image」圖片,可自行上載jpg、png、gif等常用格式的圖片,也可挑選內建的免費圖片。
  • 「Icons & Symbols」圖標與符號,有兩套免費的圖標與符號可供使用,付費的版本有更多選擇。
  • 「Shapes」圖形,有基本的圓形、三角形、方形與長方形供直接套用。
  • 「Arrows & Lines」箭頭與直線,與上述圖形搭配就可繪製簡單的圖表。
  • 「Audio」聲音,可為畫面加入背景音樂或配音。很可惜,此功能在新版本已改為付費。
  • 「Video」影片,複製YouTube影片網站並貼在「EMBED YOUTUBE」中,即可插入影片至畫布中。付費訂閱者尚可選擇自行上載影片。
  • 「PDF」文件,從檔案資料夾選擇PDF文件插入至畫布中。

「Share」分享:因為是雲端原生簡報應用,Prezi Next提供多樣的簡報分享模式。

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  • 「Present」播放,直接在線上進入全螢幕播放模式。按[Esc]可回到編輯模式。
  • 「View Linke」觀看連結,幫簡報產生一個連結,收到此連結的人就可開啟直接在線上觀看簡報。
  • 「Collaborate」協同,設定協同編輯人員,並可進一步設定授權等級。
  • 「Live Prezi」直播,向遠端聽眾線上直播簡報,不過只能同步畫面,聲音需透過第三方服務(如Zoom)傳播。

另外,新版的工具列設計提供一項貼心的功能。工具列的右側有向左與向右箭頭兩個按鈕,其功用在編輯模式中預覽播放播報。向右箭頭移動至下一頁,向左箭頭回到上一頁。如此,設定完動畫就可快速預覽效果,節省切換至全螢幕播放的時間。

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AuthorBennett Yang

“Creativity involves breaking out of established patterns in order to look at things in a different way.” Edward de Bono

「創意乃是打破既有的模式,以不同的方式看事物。」

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思考需要學習嗎?思考這碼事連三歲小孩都會,為什麼還要特地去學習思考?

沒有錯,我們都會思考,那好像是與生俱來的能力。但是請你再思考以下幾個問題。你平常的思考模式如何?願意花多少時間思考?思考的品質高嗎?思考的結果正確嗎?看來你的回答不是很有信心,那麼就繼續往下讀,一起來學習新的思考法與態度。

思考的過程是辛苦又累人的,腦內好像經歷一場激烈的爭鬥。也許花了長時間的思考,結果卻差強人意。也許思考常常陷入一團混亂,不知從何開始。這讓我開始探索(Quest)是不是有一種思考方法(Grail聖杯),能夠解決這些問題。

這趟搜尋的旅程引領我認識《6頂思考帽》(Six Thinking Hats)。其作者是提倡「平行思考」(Lateral Thinking)而聞名的Edward de Bono。我們既有的思考模式常常造成耗時、片面又無效。而Edward de Bono設計6頂思考帽思考法的三種特性來解決這些思考缺陷。

角色扮演:每一頂思考帽各代表不同的思考方向。借由變換不同的思考帽,來調整我們的思考頻道。我們習慣性地偏向某頂思考帽的思考模式,當戴上不熟悉的思考帽時,同時也強迫我們跳出既有的思考框框。

刻意思考:我們的思考是有惰性的,通常只會以單一面向來考量眼前的議題。如果不是用刻意的方式來引導我們的思考,我們的思考結果通常都是偏剖的。輪流戴上不同的思考帽就是強迫我們作全面性的思考。

遊戲規則:原本雜亂無章的思考用一套遊戲規則來作規範。如果思考是團體性的,在思考路線偏離時,有明確的遊戲規則能夠作出適時的提醒。有時也要有一個指定的人來指揮思考遊戲該如何進行。

這是什麼思考帽竟然這麼神奇?讓我來一一介紹給你認識。6頂思考帽分別用不同的顏色來代表:

白色(White):白色讓人想到純粹沒有雜質。因此它代表中立、客觀。事實就是事實,無法經過任意解讀或扭曲。如果要作一項產品企劃提案,是不是要先檢視市場上有那些競爭者、價格區間、市場佔有率等,這些資訊。有時候可能沒有明確的數據或報告可參考,我們可暫時以經驗值來假設。

紅色(Red):紅色熱情洋溢,我們畫出來的心通常也是紅色的。因此它代表直覺、情感。「你喜歡公司新開發的產品嗎?」「你覺得它的成功率多高?」「你覺得消費者會接受它的售價?」紅色思考帽讓你充份發表你的想法。想法來自直覺,不像白色思考帽需要有確切的依據。

黑色(Black):黑色讓我們聯想到邪惡的力量、權貴的象徵、或是冷漠與疏離。因此它代表謹慎、負面。戴上黑色思考帽,暫時扮演黑烏鴉的角色,也就是英文所講的Devil Advocate。當大家一面看好某項創新產品的市場價值,這時需要黑烏鴉來點出其市場風險。「我認為新產品的售價太高,消費者寧願選擇其它國際性品牌的產品。」「新產品具有良好的移動性,但是問題是消費者不會在戶外使用這項產品啊。」如果沒有黑色思考帽引導我們更謹慎的思考,可能會遭遇意外的挫敗。

黃色(Yellow):陽光的顏色是黃色,經典的笑臉圖案也是黃色,黃絲帶是盼望。因此它代表積極、正面。「這次的海外出差預計可為公司產生多少營收?」「贊助舉辦這項公益活動可為公司塑造多少正面的形象?」「我們可以從這次的客戶抱怨中學到什麼教訓?」黃色思考帽帶我們以積極正面的態度去看待眼前的議題。

綠色(Green):綠色是春天的顏色,生機盎然,帶來新生命。因此它代表創意、巧思。有時候所謂創意,不過就是找到新方法做舊的事。當我們在探討一個議題時,是不是可以先發揮一下創意與巧思,讓過程新鮮又有趣。過往的成功經驗固然有它的價值,但每一次的創新都能夠帶來更高的價值。「我們要不要在這次的公司簡介簡報加入一段影片?」「這次的心得分享我想用畫圖的方式。」

藍色(Blue):藍色是冷色調的顏色,平靜而缺乏激情,是理性的投射。因此它代表指揮、控制。戴上藍色思考帽,如化身交響樂團的指揮,掌握全局。它有權利決定思考帽的優先順序,提醒黑烏鴉現在戴上黃色思考帽,並作思考的總結。「我們先戴上紅色思考帽,每個人分享你對這件提案的看法。」「請你戴上白色思考帽,與我們分享你所收據的數據與資料。」

6頂不同顏色的思考帽,6種不同的思考方向。現在要教你一個方法將這頂思考帽背起來。我所使用的關鍵詞是歌唱、豆漿與政治。

「歌唱」是指日本除夕時都會觀看的紅白歌唱大賽。

「豆漿」有人喜歡黑豆漿,有人則喜歡黃豆漿。

「政治」台灣的政治版圖大略可分為泛藍與泛綠。

發揮一下想像力,想想如何用一幅圖象將這三者串連起來?這是我的版本:跟朋友通宵唱完歌出來,到轉角的早餐店喝一碗豆漿,看到滿街都是競選旗幟。

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AuthorBennett Yang

到底要為簡報準備幾張投影片?”It depends”視情況而定,大概是這個問題可接受的答案。雖然沒有標準答案,但是有些基本原則可參考。

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首先,投影片不是跑馬燈。等不及聽眾吸收投影片上的內容,就換下一頁。花費許多時間、心思準備的投影片,卻讓聽眾走馬看花,這不合邏輯。建議每張投影片停留在布幕上的時間至少3分鐘。3分鐘的時間,讓聽眾從容地消化投影片上的內容,並聽完簡報者的講解。不過相對地,也不能慢到讓聽眾感到無聊。

再者,投影本不是劇本。絕對沒有必要將簡報內容一五一十地放進投影片本。這很危險,因為簡報者的地位可能被投影片完全取代。避免讓聽眾從頭到尾盯著投影片,聽眾應當把焦點放在簡報者身上。投影片上的內容也不應太複雜,最好能夠在3秒內就能夠快速瀏覽完畢。

最後,投影片不是簡報。嚴格說,投影片是一種視覺輔助(Visual Aid)。它應是簡報的好幫手,幫助簡報者有效地傳遞資訊,幫助聽眾快速地理解資訊。因為是視覺輔助,所以除了文字還可以選擇使用圖片、圖表、動畫或影片等多樣的原素。用圖片說故事,用圖表說明資料的比較或變化,用動畫拆解複雜的流程。

那,你認為投影片是什麼呢?

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AuthorBennett Yang

想同步企業的CIS識別?想創造獨特的簡報氛圍?想呼應背景圖片的情境?通通沒問題,Prezi Next允許我們自訂簡報的色系。只要先取得HEX顏色編碼,就可隨心所欲修改由5種顏色所組成的色系。

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色彩有情感,色彩有意義。色彩很重要,但你懂得如何配色嗎?不懂、不善長的事,就交給專業的來處理。關於配色的事,對Adobe Color來說輕而易舉。只要簡易的三個步驟,就可讓Prezi Next簡報預備的色系改頭換面。

步驟一

先連上Adobe Color網站。Adobe Color服務提兩種建立色系的方式。一種是上載一張圖片,讓Adobe Color從中自動取出5種顏色。不過這個方法需要申請或擁有Adobe ID才可以提取HEX顏色編碼。另一種較快速的方法是點擊「探索」頁面,就會出現大量的現成色系供你挑選。只要簡單地將游標移至喜歡的色系上,點擊出現的「編輯」功能,就可進入色系編輯頁面。

Adobe Color

在每種顏色的下方,反選並複製HEX編碼。

Adobe Color

步驟二

切換回Prezi Next編輯器,點擊情境工具列上的「Background & Theme」按鈕,背景設定視窗就會出現在編輯畫面的右側。接著點擊視窗中的「Set color palette...」,進入色系設定畫面。

Prezi Next Color Palette

點選第一個顏色,反選顏色編碼,並以快速鍵[Ctrl]/[Cmd] + [V]更改為新的顏色編碼。重覆上述二個步驟,依序完成剩下的4種顏色編碼的變更。

Prezi Next Color Palette

步驟三

結束預設色系的變更後,檢查一下色系是否變更成功。可以選取任一文字物件,點選情境工具列上的文字顏色按鈕,叫出顏色設定功能。在「THEME COLORS」主題顏色區塊內,檢視每一行的中間顏色是否即為在Adobe Color色系所提供的顏色。Prezi Next自動根據這5種顏色,變化出深淺共25種顏色的選擇。

Prezi Next Theme Color

結語 顏色是很重要的簡報設計原素。透過修改預設的色系,不但能夠建立專業的形象,還可以傳達獨特的意境。

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AuthorBennett Yang

我們所認知的簡報大概就是站在台前,面對一群聽眾,翻著投影片侃侃而談。這樣的簡報比較接近一場獨白。我們樂觀地期待著、想像著,聽眾能夠無異議全部接收,點頭說「Yes」。

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但更多時候,我們的簡報應該是一場對話。在咖啡館中,業務對客戶以一對一作公司簡介與產品或服務說明。在展場內,參展廠商的接待人員向訪客展示新產品的特色。在會議室裡,專案經理與跨部門團隊討論問題的原因與對策。這些場合,我們更應該以對話式簡報取代獨白式簡報。簡報不是單向的傳播,而是雙向的對話。透過對話,我們得以深入了解聽眾的問題與需求。隨機應變,適時提出對應的解決對策與方案,以確保達成簡報的目標。

一般的簡報工具,無法讓新型態的對話式簡報(Conversational Presenting)得以伸展。因為傳統的投影片以線性的方式排列,無法彈性切換主題以滿足聽眾的需求。而Prezi Next可說是為了對話式簡報而誕生的新型態簡報工具。

使用Prezi Next進行對話式簡報有三高,高彈性、高互動性與高機動性。

高彈性

Prezi Next可以像傳統簡報從第一張投影片播放到最後一張投影片,也可以依照聽眾的需求與興趣調整順序。要從一份龐大的PPT簡報檔中尋找某張投影片,其實是件相當費時的事。有別於傳統投影片採線性排序,Prezi Next簡報有如一張動態的心智圖(Mind Mapping) 。從首頁中點選聽眾感興趣的主題,就可展開內容。也可以隨時回到首頁,進入另一個主題繼續講解。這種彈性的簡報播放模式,可讓聽眾對簡報保持高度的興趣。附加的優點是一份簡報可滿足不同族群的需求。如此就不需浪費時間與精力,針對不同的聽眾修改簡報內容。

高互動性

獨白式的簡報的主角是簡報者,但對話式簡報一切由聽眾主導。Prezi Next簡報提供一套架構、一份地圖,讓聽眾在其中任意探索。除了一般的前進後退,還可展開收摺、放大縮小。聽眾可以遠看全貌,還可近看細節。聽眾不自主地對內容立即產生好奇,想知道更多、更完整的資訊。這種獨特的互動鼓勵聽眾主動參與簡報,而不是只能被動接收資訊。當主導權回到聽眾身上,簡報就從獨白切換至對話。

高機動性

Prezi Next是一種雲端原生的服務,舉凡新增、編輯、播放甚至分享皆可在雲端完成,無需安裝任何軟體。它擁有Google Gmail一樣的優點,在任何一台連上網的電腦上登入Prezi的帳號,就可存取雲端上的任一簡報。也可在行動裝置上如智慧型手機或平版電腦,無論iOS或Android系統,開啟Prezi專屬的App播放簡報。在辦公室、在咖啡廳、在展場、在捷運上,都可隨時隨地上演簡報。

簡報不該是場獨白,而是雙向的對話。以對話開始,以對話結束。傾聽、觀察、解讀與理解來自聽眾的各項回饋,自然地與聽眾進行互動。以對話打開聽眾的心,取得聽眾的認同,達成最終的簡報目標。

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在Prezi Next中套用範本(Template)後進入編輯器,出現在編輯區域中的畫面稱為「Overview」概覽。不過我比較喜歡稱之為簡報的「首頁」。因為當你播放Prezi Next簡報,聽眾最先看到的就是這個畫面。「Overview」畫面主要組成元素可以包含背景圖片、簡報架構、簡報標題與其它簡報資訊。聽眾也可以從這個畫面中立即掌握這場簡報的關鍵資訊。就像網站的首頁可以提供最重要的資訊,還能適時地提供指引。

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在首頁中最顯眼的視覺元素莫過於背景圖片。除了美觀外,背景圖片其實能夠發揮許多令人意外的功效:

  • 建立企業形象:在背景圖片中加入企業或所提供的產品或服務相關的圖像,可以立即傳遞企業形象或文化。
  • 帶入簡報主題:如果是新產品發表會的簡報場合,利用背景圖片可以凸顯新產品的外觀或應用的情境。如果要作公司簡介簡報,出現企業總部或全球佈局來強調營運規模。
  • 建立簡報氛圍:更妙的是可以善用背景圖片與簡報內容作緊密的結合,加強聽眾的印象。例如想要解釋問題背後的原因,可以使用冰山一角的圖片。將簡報主題與圖像連結在一起,就能創造視覺譬喻(Visual Metaphor)的效果,讓聽眾更容易理解且感同身受。

在Prezi Next編輯器中,你可以變更背景圖片的設定,包括上載背景圖片、回復至原始範本的背景圖片、移除現有的背景圖片與調整背景圖片以符合首頁。

上載背景圖片

變更背景圖片之前,需先叫出「BACKGROUND & THEME」視窗。在「Overview」首頁的編輯畫面中,點擊情境工具列上的「Background & Theme」按鈕。或是直接點選工具列上「View」選單中的「Show Background」選項。「BACKGROUND & THEME」視窗就會出現在編輯畫面的右側。

接著,點擊視窗中的「Upload background image」按鈕,從電腦資料夾選取並開啟圖片檔,該圖片就會自動設為簡報的背景圖片。建議使用JPG或PNG檔案格式。雖然對圖片的解析度沒有限制,不過使用過大的圖檔恐怕會影響簡報播放的流暢度。

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透過Google可以找到大量高解析的圖片作為簡報背景,但是使用上仍有侵犯著作財產權的疑慮。如果要找免授權的圖片的話,建議使用Pexels網路服務。根據Pexels網頁上的授權聲明,即使是商業用途,我們也可以完全放心地使用所有的圖片。

  • All photos on Pexels can be used for free for commercial and noncommercial use. 所有Pexels上的圖片皆可免費作為商業與非商業用途。
  • Attribution is not required. Giving credit to the the photographer or Pexels is not necessary but always appreciated. 無須宣告版權。
  • You can modify the photos. Be creative and edit the photos as you like. 你可以任意修改圖片。

下載Pexels網站上的圖片方法很簡單,只要在Pexels首頁中的搜尋框輸入關鍵字(僅限英文),就會以縮圖列出搜尋結果。點選想要的圖片,再點擊「Free Download」按鈕,就可將圖片儲存至電腦資料夾中。也可以在下載前,點擊「Free Download」按鈕右側的下拉選單,設定下載圖片的解析度。

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回復至原始範本的背景圖片

如果對上載的背景圖片不滿意,隨時都可以點擊「Revert to template background」按鈕回復至原始範本的背景圖片。

移除現有的背景圖片

不想要背景圖片可以嗎?沒問題。點擊「Remove background image」按鈕即可移除現有的背景圖片。

另外,也可以利用視窗中的「Background color」選項設定背景顏色。除了預設的「Solid fill」實色填滿效果外,還有「Linear gradient」線性漸層與「Radial gradient」徑向漸層兩種選擇。

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調整背景圖片以符合首頁

有時候首頁的內容,如標題、主題(Topic)或Logo圖檔等,在編輯的過程中超出背景圖片,這時就可利用「Fit background to overview」按鈕自動調整背景圖片以符合首頁內容範圍。

Prezi Next的「Overview」首頁是聽眾看到的第一個畫面,其中背景圖片是最顯眼的視覺元素。仔細挑選或設計獨特的背景圖片,為簡報創造強大的吸引力。

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AuthorBennett Yang

說到底Prezi Next不過是另一種簡報工具。它跟PowerPoint或Keynote一樣,透過視覺輔助幫助我們作好簡報。但是Prezi是一項特別的簡報工具。它不只忠實地扮演好簡報輔助的角色,還反過來教導我如何正確地準備簡報。

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自從2010年偶遇到Prezi後,就深深受到它的吸引。Prezi總是扮演好盡責的簡報夥伴,陪我完成百場以上的簡報。教育訓練、英語教學、銷售提案、專題研討、短講演說,它都能夠一一勝任。也許Prezi無法百分百取代PowerPoint,不過證實能夠應付大部份的簡報場合。甚至在某些關鍵的簡報,Prezi比PowerPoint能夠發揮更大的功用。

過往,準備簡報的第一步就是打開PowerPoint,開始一張一張地編輯投影片。這沒什麼不好,況且PowerPoint是一種強大的資料編輯工具。幸運的話,可以迅速地完成一份簡報檔的製作。問題是我們常常邊寫邊改,調來調去。最後投影片是完成了,但是個別投影片常是獨立存在,與上下沒有太大的邏輯關係。這樣的投影片會產生兩個嚴重的問題。一是簡報時過度依賴投影片,不自覺地照著上面的內容唸。二是聽眾像在看一場情節不連貫的電影,無法理解整體的來龍去脈。

Prezi的架構設計就是為了解決這個問題。如果手上沒有一份完整的簡報架構,新增Prezi簡報後就會面臨不知從何下手的窘境。所以Prezi強迫我先思考並整理簡報的架構與內容。我的實際作法如下。

  1. 發想:首先使用心智圖軟體(尤其是免費、功能又強大的XMind),針對簡報主題產生無數個點子或想法。發想時可設定一個時間限制,如15分鐘,避免在這個階段停留過久。
  2. 分類:接著將這些點子進行分類。雖然有研究證實,人類可同時記憶7加減2件事。不過建議分成3或4大類,讓聽眾較容易快速吸收與掌握。
  3. 命名:幫每個分類命名。名稱務必簡短、明確,讓聽眾一看就懂。
  4. 整合:光把點子分類還不夠,必須來回不斷檢視每個分類的內容是否完整又清楚。
  5. 排序:最後將分類與其內容進行排序,以符合邏輯。
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經過這些程序就可大致完成簡報的架構。再補上精心設計的開場與結尾,就是一份完整的簡報內容。接下來的工作才是打開Prezi,將整套的簡報內容視覺化。

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如要提高製作Prezi Next簡報的效率,熟練使用快速鍵是必要的。這裹分享三個最常用也是最實用的快速鍵。

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[Ctrl]+[P] (PC) / [Cmd]+[P] (Mac)

  • 功用:進入全螢幕播放模式
  • 時機:這組快速鍵可以讓你在編輯告一個段落時預覽播放的效果。播放時從目前的編輯位置開始預覽。可搭配鍵盤上的方向鍵的左鍵與右鍵換頁。如要回到編輯模式,按一下[Esc]鍵,再點擊畫面右上方的「Back to edit」按鈕,就可回到編輯模式。或是依序按兩次[Esc]快速回到編輯模式。
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[Shift]+滑鼠左鍵

  • 功用:同時選取一個以上的物件(如文字、圖片、圖表、圖案或影片等)
  • 時機:如要編輯多個物件,例如移動、縮放或旋轉,就可利用Shift快速鍵加速完成。多重選取物件有兩種方式。第一種是先按著[Shift]鍵,再從左上角往右下角方向拉出一個選取框,如此框內的物件都會被選取起來。另一種也是先按著[Shift]鍵,再以滑鼠左鍵一一點想要選取的物件,完成選取後就可放開[Shift]鍵。這兩種方法的差異之處?前者適合選取一個範圍內的所有物件,後者則可依需求任意選取多個個別物件。完成編輯多重物件後,以滑鼠左鍵點一下畫布的空白處就可取消選取。
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Ctrl+Alt (PC) Cmd (Mac)

  • 功用:旋轉物件角度
  • 時機:有時候圖片或符號轉個方向比較清楚,這組快速鍵就可派上用場。先按著這組快速鍵,移動游標至物件的四個角,最後按著滑鼠左鍵以順時鐘或逆時鐘旋轉物件。比較可惜的是目前無法設定旋轉角度。

除了方便旋轉物件的角度外,其實它還能夠創造旋轉動畫的效果。前一代的Prezi(也就是現在的Prezi Classic)最常為人所垢病的缺失就是過多無謂的旋轉動畫。過度濫用,不但無法達到效果,反而引起聽眾反感。為了解決這項缺失,新一代的Prezi Next很用心地隱藏這項旋轉動畫的設定。不過不可否認,在某些場合適當的旋轉畫面可以創造出意想不到的效果。在Prezi Next中還是可以設定旋轉動畫,只是不像Prezi Classic那麼隨便。

設定旋轉動畫前,先打開「Animation」動畫側欄。

在沒有選取任何物件的情況下,點擊動畫側欄中的「+」按鈕。接著選擇「Add zoom area」功能,編輯畫面上就會出現一個藍色框框。這個「zoom area」就是告訴Prezi Next將畫面縮放到這個範圍。可以先移動它的位置或調整大小後,就可設定旋轉角度。

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有些簡報需要匯集多人的資料才能完成。例如,跨部門的專案報告、區域市場分析報告或是學校的分組報告。從多方收集完整的資料才開始動手匯整並製作簡報,恐怕會浪費許多寶貴的時間。如果能夠分工合作,直接在線上協同編輯同一份簡報,是不是能夠加快簡報製作的速度。總比一個人從頭做到尾。

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Prezi Next的「Collaborator」協作功能就是為滿足這樣的需求而誕生。它能夠讓多人同步或非同步在線上編輯同一份Prezi Next簡報。還可以針對不同的對象提供不同的授權等級。

步驟一:分工

要加快簡報製作的速度一開始就要作好工作分配。Prezi Next的架構就像心智圖一樣可分為數個主題(Topic),展開主題就可編輯內容,還可以創造幾近無限的階層。這樣的特性讓我們可以獨立編輯個別主題。所以,先決定好簡報的架構,再分配主題給負責人。這樣才能避免發生多人編輯同一主題的窘境。

步驟二:設定

完成主題分配後,就可新增Prezi Next簡報並設定協作人員。

新增簡報,套用範本(Template),進入Prezi Next編輯器。點擊編輯畫面右上角的「Show collaborators」圖案,再從出現的視窗點擊底部的「Total collaborator」按鈕。

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在「COLLABORATORS」視窗中,點擊「Email address」填入協作人員的Email信箱。此即為對方申請Prezi Next時所提供的Email。如果對方還未申請帳號,Prezi會寄出一封申請帳號邀請信函給對方。

接著挑選授權等級,共有三種。如要允許對方共同編輯簡報,當然要選第三種「Can edit」。

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  • Can present—可播放。例如第一線的業務人員,可對客戶播放簡報但不能修改內容。
  • Can comment—可留言。例如主管或客戶,可針對簡報內容留言、提出評論。
  • Can edit—可編輯。例如部門同事或專案成員,可共同編輯此份簡報。

最後點「Add」按鈕完成一筆設定。請注意,「Basic」免費方案的用戶只能為每份簡報增加最多兩位協作人員。

步驟三:編輯

結束協作人員的設定,關閉「COLLABORATORS」視窗,就可開始編輯簡報。被邀請的協作人員如要編輯簡報,可開啟Prezi寄送的Email內的連結,進入編輯畫面。或是直接登入Prezi,在「Dashboard」控制板找到需要協作的簡報,再點擊「Edit」按鈕開啟編輯畫面。如果已經是登入的狀態,在「Dashboard」找不到該份簡報時,只要重新整理網頁就會出現。

在Prezi Next編輯畫面最上角可檢視目前線上編輯的人數。

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你知道在Prezi Next中也可以切換投影片作簡報嗎?

Prezi Next是以架構為主的簡報系統。簡報可分為數個主題(Topic)獨立製作,播放時再以動態的方式展開或收摺主題的內容。如果主題的內容單純,其實可以選擇「Stack」型式,也就是以我們熟悉的投影片方式製作與播放內容。所謂Stack指的就是堆疊,與一疊投影片的Slide Deck有異曲同工之妙。Prezi Next的意圖相當明顯,就是兩者都要通吃。

在Prezi Next編輯畫面的左下角,點選「+Topic」或「+Subtopic」,出現兩種型式「Planet」與「Stack」的選擇視窗。接著點選「Stack」後,畫布上就會出現一個新的主題。

Stack.jpg

移動滑鼠游標至新的主題上,往前滑動滾輸就會進入該主題,開始以投影片編輯內容。點擊編輯畫面左下角的「+Page」新增投影片。

Page.jpg

在名為Page的投影片上,仍可使用「Animation」設定動畫。

除了直接在Prezi Next透過「Stack」新增投影片「Page」,其實也可以回收利用現有的PPT。方法是先在PowerPoint中,將投影片另存為PDF檔。請注意Prezi Next僅有16:9固定螢幕比例,與傳統的投影片的4:3比例不同,所以轉換前請先確認。

回到Prezi Next中以選單中的「Insert」/「Image」插入PDF檔至畫布中。

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最後,調整PDF的位置以大小就可完成投影片的插入。調整時建議利用黃色輔助線將PDF移至投影片正中間,再按著Ctrl(PC)或Option(Mac)鍵以滑鼠往外拖拉,直到填滿白色的範圍線。

雖然Prezi Next的「Insert」選單中也有匯入「PowerPoint」的功能,不過此功能為付費訂戶方能使用。但是使用以上介紹的方式,也能達到相同的效果。

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