說到底Prezi Next不過是另一種簡報工具。它跟PowerPoint或Keynote一樣,透過視覺輔助幫助我們作好簡報。但是Prezi是一項特別的簡報工具。它不只忠實地扮演好簡報輔助的角色,還反過來教導我如何正確地準備簡報。

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自從2010年偶遇到Prezi後,就深深受到它的吸引。Prezi總是扮演好盡責的簡報夥伴,陪我完成百場以上的簡報。教育訓練、英語教學、銷售提案、專題研討、短講演說,它都能夠一一勝任。也許Prezi無法百分百取代PowerPoint,不過證實能夠應付大部份的簡報場合。甚至在某些關鍵的簡報,Prezi比PowerPoint能夠發揮更大的功用。

過往,準備簡報的第一步就是打開PowerPoint,開始一張一張地編輯投影片。這沒什麼不好,況且PowerPoint是一種強大的資料編輯工具。幸運的話,可以迅速地完成一份簡報檔的製作。問題是我們常常邊寫邊改,調來調去。最後投影片是完成了,但是個別投影片常是獨立存在,與上下沒有太大的邏輯關係。這樣的投影片會產生兩個嚴重的問題。一是簡報時過度依賴投影片,不自覺地照著上面的內容唸。二是聽眾像在看一場情節不連貫的電影,無法理解整體的來龍去脈。

Prezi的架構設計就是為了解決這個問題。如果手上沒有一份完整的簡報架構,新增Prezi簡報後就會面臨不知從何下手的窘境。所以Prezi強迫我先思考並整理簡報的架構與內容。我的實際作法如下。

  1. 發想:首先使用心智圖軟體(尤其是免費、功能又強大的XMind),針對簡報主題產生無數個點子或想法。發想時可設定一個時間限制,如15分鐘,避免在這個階段停留過久。
  2. 分類:接著將這些點子進行分類。雖然有研究證實,人類可同時記憶7加減2件事。不過建議分成3或4大類,讓聽眾較容易快速吸收與掌握。
  3. 命名:幫每個分類命名。名稱務必簡短、明確,讓聽眾一看就懂。
  4. 整合:光把點子分類還不夠,必須來回不斷檢視每個分類的內容是否完整又清楚。
  5. 排序:最後將分類與其內容進行排序,以符合邏輯。
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經過這些程序就可大致完成簡報的架構。再補上精心設計的開場與結尾,就是一份完整的簡報內容。接下來的工作才是打開Prezi,將整套的簡報內容視覺化。

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如要提高製作Prezi Next簡報的效率,熟練使用快速鍵是必要的。這裹分享三個最常用也是最實用的快速鍵。

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[Ctrl]+[P] (PC) / [Cmd]+[P] (Mac)

  • 功用:進入全螢幕播放模式
  • 時機:這組快速鍵可以讓你在編輯告一個段落時預覽播放的效果。播放時從目前的編輯位置開始預覽。可搭配鍵盤上的方向鍵的左鍵與右鍵換頁。如要回到編輯模式,按一下[Esc]鍵,再點擊畫面右上方的「Back to edit」按鈕,就可回到編輯模式。或是依序按兩次[Esc]快速回到編輯模式。
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[Shift]+滑鼠左鍵

  • 功用:同時選取一個以上的物件(如文字、圖片、圖表、圖案或影片等)
  • 時機:如要編輯多個物件,例如移動、縮放或旋轉,就可利用Shift快速鍵加速完成。多重選取物件有兩種方式。第一種是先按著[Shift]鍵,再從左上角往右下角方向拉出一個選取框,如此框內的物件都會被選取起來。另一種也是先按著[Shift]鍵,再以滑鼠左鍵一一點想要選取的物件,完成選取後就可放開[Shift]鍵。這兩種方法的差異之處?前者適合選取一個範圍內的所有物件,後者則可依需求任意選取多個個別物件。完成編輯多重物件後,以滑鼠左鍵點一下畫布的空白處就可取消選取。
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Ctrl+Alt (PC) Cmd (Mac)

  • 功用:旋轉物件角度
  • 時機:有時候圖片或符號轉個方向比較清楚,這組快速鍵就可派上用場。先按著這組快速鍵,移動游標至物件的四個角,最後按著滑鼠左鍵以順時鐘或逆時鐘旋轉物件。比較可惜的是目前無法設定旋轉角度。

除了方便旋轉物件的角度外,其實它還能夠創造旋轉動畫的效果。前一代的Prezi(也就是現在的Prezi Classic)最常為人所垢病的缺失就是過多無謂的旋轉動畫。過度濫用,不但無法達到效果,反而引起聽眾反感。為了解決這項缺失,新一代的Prezi Next很用心地隱藏這項旋轉動畫的設定。不過不可否認,在某些場合適當的旋轉畫面可以創造出意想不到的效果。在Prezi Next中還是可以設定旋轉動畫,只是不像Prezi Classic那麼隨便。

設定旋轉動畫前,先打開「Animation」動畫側欄。

在沒有選取任何物件的情況下,點擊動畫側欄中的「+」按鈕。接著選擇「Add zoom area」功能,編輯畫面上就會出現一個藍色框框。這個「zoom area」就是告訴Prezi Next將畫面縮放到這個範圍。可以先移動它的位置或調整大小後,就可設定旋轉角度。

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有些簡報需要匯集多人的資料才能完成。例如,跨部門的專案報告、區域市場分析報告或是學校的分組報告。從多方收集完整的資料才開始動手匯整並製作簡報,恐怕會浪費許多寶貴的時間。如果能夠分工合作,直接在線上協同編輯同一份簡報,是不是能夠加快簡報製作的速度。總比一個人從頭做到尾。

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Prezi Next的「Collaborator」協作功能就是為滿足這樣的需求而誕生。它能夠讓多人同步或非同步在線上編輯同一份Prezi Next簡報。還可以針對不同的對象提供不同的授權等級。

步驟一:分工

要加快簡報製作的速度一開始就要作好工作分配。Prezi Next的架構就像心智圖一樣可分為數個主題(Topic),展開主題就可編輯內容,還可以創造幾近無限的階層。這樣的特性讓我們可以獨立編輯個別主題。所以,先決定好簡報的架構,再分配主題給負責人。這樣才能避免發生多人編輯同一主題的窘境。

步驟二:設定

完成主題分配後,就可新增Prezi Next簡報並設定協作人員。

新增簡報,套用範本(Template),進入Prezi Next編輯器。點擊編輯畫面右上角的「Show collaborators」圖案,再從出現的視窗點擊底部的「Total collaborator」按鈕。

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在「COLLABORATORS」視窗中,點擊「Email address」填入協作人員的Email信箱。此即為對方申請Prezi Next時所提供的Email。如果對方還未申請帳號,Prezi會寄出一封申請帳號邀請信函給對方。

接著挑選授權等級,共有三種。如要允許對方共同編輯簡報,當然要選第三種「Can edit」。

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  • Can present—可播放。例如第一線的業務人員,可對客戶播放簡報但不能修改內容。
  • Can comment—可留言。例如主管或客戶,可針對簡報內容留言、提出評論。
  • Can edit—可編輯。例如部門同事或專案成員,可共同編輯此份簡報。

最後點「Add」按鈕完成一筆設定。請注意,「Basic」免費方案的用戶只能為每份簡報增加最多兩位協作人員。

步驟三:編輯

結束協作人員的設定,關閉「COLLABORATORS」視窗,就可開始編輯簡報。被邀請的協作人員如要編輯簡報,可開啟Prezi寄送的Email內的連結,進入編輯畫面。或是直接登入Prezi,在「Dashboard」控制板找到需要協作的簡報,再點擊「Edit」按鈕開啟編輯畫面。如果已經是登入的狀態,在「Dashboard」找不到該份簡報時,只要重新整理網頁就會出現。

在Prezi Next編輯畫面最上角可檢視目前線上編輯的人數。

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你知道在Prezi Next中也可以切換投影片作簡報嗎?

Prezi Next是以架構為主的簡報系統。簡報可分為數個主題(Topic)獨立製作,播放時再以動態的方式展開或收摺主題的內容。如果主題的內容單純,其實可以選擇「Stack」型式,也就是以我們熟悉的投影片方式製作與播放內容。所謂Stack指的就是堆疊,與一疊投影片的Slide Deck有異曲同工之妙。Prezi Next的意圖相當明顯,就是兩者都要通吃。

在Prezi Next編輯畫面的左下角,點選「+Topic」或「+Subtopic」,出現兩種型式「Planet」與「Stack」的選擇視窗。接著點選「Stack」後,畫布上就會出現一個新的主題。

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移動滑鼠游標至新的主題上,往前滑動滾輸就會進入該主題,開始以投影片編輯內容。點擊編輯畫面左下角的「+Page」新增投影片。

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在名為Page的投影片上,仍可使用「Animation」設定動畫。

除了直接在Prezi Next透過「Stack」新增投影片「Page」,其實也可以回收利用現有的PPT。方法是先在PowerPoint中,將投影片另存為PDF檔。請注意Prezi Next僅有16:9固定螢幕比例,與傳統的投影片的4:3比例不同,所以轉換前請先確認。

回到Prezi Next中以選單中的「Insert」/「Image」插入PDF檔至畫布中。

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最後,調整PDF的位置以大小就可完成投影片的插入。調整時建議利用黃色輔助線將PDF移至投影片正中間,再按著Ctrl(PC)或Option(Mac)鍵以滑鼠往外拖拉,直到填滿白色的範圍線。

雖然Prezi Next的「Insert」選單中也有匯入「PowerPoint」的功能,不過此功能為付費訂戶方能使用。但是使用以上介紹的方式,也能達到相同的效果。

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Prezi Next提供的範本真是琳琅滿目,100多個不同主題的範本一字排開,任君選擇。如果仔細觀察,你會發現這些範本其實有些共同點。範本的組成大部份是由背景、架構、樣式所組成。其中最大的視覺原素莫過於背景。

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背景在Prezi Next簡報中扮演什麼角色呢?每當我們播放Prezi Next簡報,第一個進入聽眾眼簾的就是「Overview」,我稱之為簡報首頁。這個畫面讓聽眾對簡報開始產生第一印象。而背景在這過程可發揮許多作用。背景不只讓聽眾立即掌握簡報的主題,也能夠傳達簡報的風格與氛圍。如同電影或戲劇中故事發生的場景,背景可帶領聽眾進入簡報世界中。

除了選用內建範本中的背景,其實也可以上載自己的背景圖片。

在Prezi Next編輯器中,點擊情境工具列上的「Background & Theme」,畫面右側就會出現「Background & Theme」側欄。關於背景設定有以下功能。

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  • 「Upload background image」:上載背景圖片
  • 「Revert to template background」:回復至範本預設的背景
  • 「Remove background image」:移除背景圖片
  • 「Fit background to overview」:背景符合首頁畫面
  • 「Background color」:背景顏色

使用背景圖片這裹有幾點建議事項。

  • 目前Prezi Next僅接受JPG與PNG格式的圖片作為背景。
  • 建議選用解析度在2000至3000像素之間的圖片。因為畫面縮放的關係,背景圖片的解析度建議愈高愈好。不過,解析度過高的圖片有時會影響動畫的順暢。所以選用3000像素以內的圖片最為適當。
  • 盡量選用顏色與構圖單純的圖片。過於複雜的背景圖片,反而會弱化主要的簡報內容,或讓內容不易閱讀或辨視。畢竟簡報內容才是主角。
  • 挑選與簡報主題有強烈連結的圖片。背景圖片不只追求美觀,還要能夠襯托出簡報主題,帶領聽眾進到簡報氛圍中。例如新產品發表,可以選擇使用產品的情境作為背景。
  • 插畫有時比圖片更適合當作背景。針對簡報的主題、架構與內容,使用繪圖軟體制作專屬的插畫,讓簡報設計風格更加一致且強烈。

如果可以的話,請使用自己擁有的圖片或插畫作為簡報的背景。雖然網路上有大量的影像資源供人使用。但是如果不夠謹慎,就有可能觸犯他人的智慧財產。這並不是我們所樂見的情形。真要使用網路上所提供的免費資源,也要再三確認授權的等級與範圍。我常使用的免費線上圖庫網站Pexels所提供的圖片,無論是個人或商業用途都可放心使用。請參考Pexels網站上的版權宣告。

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  • 圖片可免費用於個人或商業用途。
  • 你可以修改、複製或散播圖片。
  • 全部無需請求許可或設定連結至來源。因此,無需註明歸屬。

Pexels所提供的圖片品質與水準皆在一般以上,而且還可選擇下載解析度。所以下載時可直接選擇適當的解析度後,再上載至Prezi Next中作為背景。

當然也可以不用背景圖片。使用「Remove background image」功能就可以移除目前的背景圖片,僅保留背景顏色。

另外,有時我們編輯「Overview」畫面時,範圍會超出背景圖片。使用「Fit background to overview」這個功能,就會讓背景圖片自動符合首頁的範圍。

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第一次接觸Prezi Next的你可能會感到納悶,如何才能如何輸入中文?其實,Prezi Next只需像一般軟體切換字型就可輸入中文,不像舊版的Prezi Classic需要先切換至「中文」佈景主題(Theme)。但是這小小的便利無法滿足中文使用者的需求。老實說,目前Prezi Next對中文使用者並不是很友善。沒有中文編輯界面就算了,連輸入中文或選擇中文字型都不是一件容易的事。雖然目前沒有一勞永逸的解決方法,還是可以利用間接的方式解決這個擾人的問題。

方法一:使用內建字型

優點—快速,可編輯
缺點—只有一種字型可選擇,有缺字問題

從內建的字型中,我們只能委屈地選擇日文字型(也就是XANO明朝)輸入中文。但畢竟這是一個日文字型,內含的漢字無法完整地對應中文字。例如中文的「產」、「內」或「眾」這類常用的中文字都無法顯示。

以「Insert」選單中的「Text」插入一文字方塊至畫布。點選情境工具列上的「Font」功能,出現字型清單。拉至最底,點選最後一個字型「XANO明朝」。接著就可移至文字方塊中開始輸入文字。

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方法二:直接複製並貼上PPT文字方塊

優點—可選用任一字型與樣式
缺點—無法編輯,在Windows系統中會出現白色背景

這個方法需要搭配PowerPoint才能執行。PowerPoint擁有非常完善的文字編輯功能,剛好可以彌補Prezi Next這方面的缺失。

先在PowerPoint的投影片上插入一文字方塊。輸入文字並設定字型、顏色或其它樣式。如果是標題文字,建議將文字大小設定在100點以上。接著,在文字方塊的框線上按滑鼠右鍵,點選複製。請注意,我們要複製的是整個文字方塊,而不是選取文字。

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移至Prezi Next編輯器,使用快速鍵「Ctrl」或「Cmd」+「V」就可將貼上文字方塊至畫布中。記得一定要使用快速鍵才能成功地貼上。這個方法似乎完美又便捷,可惜的是在Windows環境中貼上的文字方塊會出現白色背景。將文字方塊貼在背景圖片上,就會很突兀。很奇怪,Mac則沒有這個問題。

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方法三:轉換PPT文字方塊為PNG圖片

優點—文字方塊具有透明背景
缺點—耗時

跟方法二一樣先使用PowerPoint製作文字方塊。完成樣式設定後,在文字方塊上按滑鼠右鍵,從出現的選單中選「另存成圖片...」選項。將文字方塊存成PNG檔,也就是可攜式網路圖形(Portable Network Graphics)。這麼做的好處是文字就會具有透明背景。

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切換至Prezi Next編輯器,選擇「Insert」選單中的「Image...」選項。從電腦資料夾中選取並打開剛剛儲存的PNG圖片檔。如此,文字就會以圖片的形式出現在畫布上。

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其實還有第四種,不過較不建議使用這個方法。利用向量繪圖軟體,如Adobe Illustrator、Inkscape或Affinity Designer等,開啟新檔輸入文字並設定樣式,最後將檔案存成PDF格式。除了可以像PNG一樣具有透明背景,另一個好處是讓文字具向量特性,任意縮放也不會失真。不過這個方法有一個相當嚴重的缺失。當我們使用智慧型手機或平板電腦這類行動裝置,以官方的APP—Prezi Viewer打開並播放簡報時,這些PDF格式的文字有可能無法正常顯示。

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如果無法像其它Office軟體可以正常地選擇字型、輸入中文,對中文使用者而言Prezi Next還能用嗎?不可否認,大部份的使用者遇到中文這麻煩的問題,紛紛打退堂鼓。這是Prezi Next最致命的缺點,也是無法在華文市場廣泛應用的主要原因。不過有時候轉個角度,缺點也有可能變成優點。Prezi Next本質上與PowerPoint不同。Prezi Next著重在圖像的運用,搭配可縮放、平移的鏡頭,像導演一樣用鏡頭說故事。如果像使用PowerPoint一樣填入較多的文字,反而失去了Prezi Next原有以圖像為主的特色。以圖像為主的簡報內容也有一個相當關鍵的優點,也就是簡報時只要看圖說故事。不需再背稿,不需再照著唸投影片上的文字。而且,限制常常啟發更多的創意。如果無法隨心所慾使用文字,我們就會開始搜尋取代文字的素材。圖片、插畫、圖表、照片、甚至是影片。這些素材是不是比單獨文字更容易達到溝通的效果。

在簡報中,有時需要開啟一個網頁作進一步的說明或示範。至目前為止,你無法在Prezi Next簡報中為文字或圖片加上超連結。不過,可以直接將網址貼在畫布中,Prezi Next就會自動轉換成連結。簡報時,使用滑鼠點擊連結就可開啟對應的網頁。

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如果網址太長,建議利用短網址服務將網址縮短後再貼上。短網址不只美觀又容易辨視,也可透過短網址服務收集點擊數據。我們可以輕易地藉由社群網站、電子郵件或網頁嵌入的方式分享Prezi Next簡報,因此可利用這種方式追蹤連結點閱的情形。推薦使用以下的短網址服務:

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你有在簡報中播放影片的經驗嗎?在PowerPoint中播放影片其實是一件麻煩事。尷尬的是有時還得跳開簡報才能播放影片,播放完畢後再回到投影片。這樣子來來回回,勢必嚴重干擾簡報的流暢度。比起PowerPoint,在Prezi Next中加入並播放影片就簡單多了。

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影片無疑是新興的簡報素材。

在簡報的過程中播放一段簡短的影片,可以吸引聽眾的注意,延長聽眾對簡報的興趣。我們天生厭惡無聊的事物。即使面對新鮮的事物,時間久了也會慢慢失去興趣。因此,在簡報中加入適當的影片,為聽眾帶來不同的刺激,重新拉回聽眾的注意力。簡報的新鮮度也因此得以延長。

想在網路上搜尋並觀看影片,YouTube必然是我們的目的地。因為YouTube擁有線上最完整、最豐富的影音資料庫。那如何安排一段YouTube影片在Prezi Next簡報中播放呢?方法比想像中簡單,只要二個步驟。

步驟一:複製YouTube影片網址

打開YouTube網站,搜尋並打開影片網頁,反選並複製影片網址至剪貼簿中。

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步驟二:在Prezi Next中貼上網址

回到Prezi Next編輯頁面,點選「Insert」選單中的「Video...」,在畫面的右側就會開啟「VIDEO」側欄。貼上YouTube影片網址至「EMBED YOUTUBE」下方的欄位中,並點擊「Insert」。YouTube影片的縮圖就會出現在畫布中。

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接著,可利用以下的方法調整影片縮圖的位置、大小與角度。

移動:以滑鼠左鍵拖曳至想要的位置
縮放:點一下影片縮圖,移動滑鼠游標至四個角落的方形節點,按著滑鼠左鍵外拉或內縮以控制大小
旋轉:與縮放的方法相似,不過需先按著[Ctrl]+[Alt]或[CMD]再以順時鐘或逆時鐘旋轉

如要檢視Prezi Next的YouTube影片播放效果,先點擊編輯畫面右上角的「Present」按鈕,進入全螢幕預覽。使用鍵盤上方向鍵的右鍵(或使用簡報器的下一頁按鍵),換下一頁。YouTube影片就會進入全螢幕從頭開始播放。影片如已播放完畢或想從中間停止播放,只要再按一下右鍵就可離開影片播放。如果使用方向鍵的左鍵回到影片,它會從中斷的部份開始繼續播放。

插入一段影片至頁面中,其實Prezi Next就會在影片上自動設定一個「Zoom to」動畫(Animation)。所以簡報時只要換頁就會自動播放影片。如果該頁面還有其它動畫設定,可用拖曳的方式移動影片播放的順序。

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Prezi Next也可以接受自行上載影片,不過這項功能僅供付費訂閱者使用。

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企業使用Prezi Next完成了一份精美的公司簡介簡報。如果要提供給所有業務人員使用的話,要如何設定呢?以下是一則案例分享。

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Bennett接受一家中部知名的會計師事務所的委託,使用Prezi Next製作動態又完整的公司簡介簡報。計劃提供給全台數十位業務人員使用。業務人員能夠使用智慧型手機或平板電腦,直接對客戶播放公司簡介簡報。除了授權使用外,事務所也希望有使用者管理的功能。其實使用Prezi Next的「COLLABORATORS」協同功能就可以滿足這些企業需求。

設定協同之前,可先請使用人員申請一組Prezi免費的帳號。並在行動裝置上下載並安裝Prezi專屬的App。

登入Prezi網站後進到「Dashboard」控制板中,移動滑鼠游標至簡報縮圖上,點擊「>」箭頭符號。就會出現Prezi Next管理頁面。

點擊一下畫面右上角的「」符號,開始設定協同人員的授權與權限。

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輸入對方申請Prezi帳號時使用的Email,並選擇權限等級。共有三種權限可選擇,由高至低分別為:

  • Can edit 可編輯。建議提供給共同編輯者使用。
  • Can comment 可評論。建議提供給主管或客戶使用。
  • Can present 可播放。建議提供給簡報播放者使用。如此例中的業務人員,只能播放簡報,無法修改內容。

輸入Email與設定權限後,點擊「Add」按鈕就可新增一筆協同人員的授權。

完成設定後,業務人員打開行動裝置上的Prezi Viewer App並登入,就可在App中找到公司簡介簡報的縮圖。點擊一下縮圖,Prezi Viewer就會自動下載簡報並進入全螢幕播放畫面。使用以下的方式控制簡報播放:

  • 點一下螢幕右側:下一頁
  • 點一下螢幕左側:上一頁
  • 點二下主題:展開主題內容
  • 捏合:回到上一層

Prezi Next可以像PowerPoint一樣從頭播放簡報到結束。不過,也可以依照聽眾或客戶的需求,播放部份的簡報內容。如此就能夠立即滿足聽眾的需求,提高簡報的互動性。Prezi稱這種獨特的簡報模式為「Conversational Presenting」對話式簡報。

除了使用行動裝置播放Prezi Next簡報,當然業務人員也可以在筆電上登入至Prezi網站,開啟簡報並播放。

未來如果人員離職或調職,管理者也可以取消其授權。進入「COLLABORATORS」視窗,點擊人員右方的箭頭符號,從選單中選取「Remove from presentation」選項。

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Prezi Next內建豐富且多樣的範本供使用者立即套用與編輯。目前範本數已超過100種,不同場合、對象、用途的簡報皆可找到對應的範本。每次新增Prezi簡報後,就會立即出現「Template chooser」視窗,可瀏覽、預覽與套用範本。

選定範本後,就無法中途變更,因此請謹慎選擇適用的範本。

點選「New presentation」以新增簡報。Prezi Next自動產生一瀏覽器分頁,並載入「Template chooser」視窗。從左側欄瀏覽內建的範本。可先點選有興趣的範本,在畫面右側即可預覽範本。點擊「Use this template」以套用範本並開啟編輯畫面。

套用範本製作簡報的確便利又快速,不過不一定符合企業形象或個人風格。如果想自行打造範本的話,建議選擇「Blank-Modern」或「Blank-Bold」空白範本開始製作簡報。這套範本只保留最基本的元素,其它像背景圖片、背景顏色、主題樣式等等都可自行設計與調整。我發現範本的排列順序是隨機的,每次開啟新檔範本的位置都不一樣。目前還未提供範本搜尋的功能,所以得花一點時間尋找這類空白範本。

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