經過一連串的腦力激盪活動,必定產出許多的點子或想法。這些點子與想法可以視為簡報的原物料,等待進一步的加工處理。如同淘金一般,需要將這些大量的點子篩選一番,才能萃取出其價值。因此,接下來我們需要一段整理的程序,將點子或想法組織成有用的架構,作為製作Prezi簡報的重要參考資料。推薦使用的工具是前田約翰在《簡單的法則》一書中所介紹的SLIP法─也就是Sort(分類)、Label(標籤)、Integrate(整合)與Prioritize(排序)。

Sort(分類):首先我們可以粗略地將點子或想法分類,相似地都歸為一類。先以直覺進行分類的動作,分類結束後再依情況調整。如果有無法歸進分類的點子可先擱置在一旁。那麼最好分為幾大類呢?依據心理研究,我們的大腦同時可以記憶的事物是7加減2項。另外,也有人建議3這個魔術數字,也就是將簡報的重點分類為3大類。太多的類別其實不利聽眾記憶與理解。因此盡量精簡類別的數量。

Label(標籤):完成分類後,試著給每個分類一個標籤,也就是幫它們取一個名字。標籤不宜過於籠統,應力求精準、易懂。建議採用平行的文法結構,可以幫助聽眾記憶,讓印象更加深刻。例如,「改變我的簡報思惟」、「帶領我跨入新領域」與「擴張我的關係圈」

Integrate(整合):在SLIP法中這道工序應是最耗時與費心的。主要針對每個分類中的點子或想法進行整合,讓每個分類都能各自獨立、完整又有邏輯。如果分類中有重複的想法,那麼就把它們合併結合在一起;如果有一項複雜的想法,那麼就再進一步細分;如果有多餘不必要的想法,那麼就移除;如果發現任何遺漏的想法,那麼就增加補上。重複來回檢視,確保每個分類的內容能夠有完整的資料以支持其的論述。

Prioritize(排序):我們以排序作為這段整理程序的收尾。可以參考重要性或時間性來安排分類與分類內容的順序。

其實我們可以利用組織圖的架構呈現出完成整理的內容。第一層是簡報的主題,第二層是分類的標籤,第三層是分類的內容。如果需要的話可以創造更多的階層,以完成一幅完整的資訊圖像。

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AuthorBennett Yang