當聽眾都已坐定,設備都已設定好,布幕上顯示出第一張投影片。此刻安靜無聲,所有的目光頓時投射在你身上。你開始侷促不安,手心冒汗,雙手擺在那都不對勁。你雖想故作鎮定,假裝自信,但是緊張讓你頭腦與舌頭失控。緊張讓你說話愈來愈快,失去了邏輯,甚至開始胡言亂語。

其實這是我的經歷。更慘的是當時有一千多人在場,更讓我糗到無地自容。

你也有類似的經驗嗎?緊張是你最大的敵人嗎?也許我們無法完全消除緊張,但是至少可以好好地管理它。

想一想為什麼會緊張或是恐懼?我想有兩種主要的原因。第一種是對簡報內容缺乏信心。也許準備不夠充足,也許內容無法讓聽眾信服,也許對主題所知有限又沒有熱情。第二種較普遍,就是害怕站在眾人面前講話,尤其是面對一群不熟悉的人。在家人或同事面前,我們講話不會緊張。但是當對象轉換為重要的客戶、高階主管、達官顯要或是陌生人時,我們的腎上腺素可能開始飆昇,被緊張綁架。

管理緊張的第一步通常是從作通盤的計劃開始。不管準備簡報的時間只有一天,一個星期,還是一個月,都要先坐下來好好地想一想,為了要達成簡報的目標需要完成那些工作。將簡報視為一項專案來執行。上網找資料、規劃簡報架構、設計投影片、準備書面資料,從經驗當中將這些工作列出來,並一一標上完成時間。還有無論準備時間是否急迫,最好將演練排入計劃中。

充足的準備可以幫助熟悉簡報內容,愈熟悉簡報內容對簡報愈有信心。一般而言,並不建議撰寫完整的講稿,要一字不漏地按照講稿作簡報,其中的風險相當高。但是可以仔細推敲簡報開場講稿。通常最緊張的時刻是簡報開始的前幾分鐘,之後緊張的感覺就因習慣而舒緩。因此有一份明確的開場講稿可以幫助我們度過最緊張的時刻。

不斷的演練也能夠降低緊張感。蓋•川崎(美國知名的創投家)曾說過演練簡報至少要25次,才能讓簡報自然流暢。如果沒有那麼多的時間演練,可以將重心放在簡報的開場與結尾。就像舞台劇演員的排演,演練簡報時最好像實際上場一樣。除了要說什麼之外,還要注意音量、說速的速度、肢體動作、表情等。還可以用攝影機或錄音機,錄下演練的過程並加以改進。

除了藉由深呼吸與伸展筋骨來減輕簡報前的緊張感,我發現還有一招也很有效。那就是跟聽眾寒喧。如此可以增進彼此的認識,了解聽眾對簡報的期待。簡報最不利的情況就是對聽眾一無所知。愈熟悉聽眾,了解他們的想法,其實就愈不會緊張。那種輕鬆的感覺就好比跟一群好友聊天,分享見解。

在一群聽眾當中,總會有一些人對簡報的主題相當感興趣,對簡報者也較友善。找出他們是誰,講話的時候與他們目光接觸,感受他們的正面回應。可以因此得到莫大的鼓舞,讓簡報充滿熱情與活力。如果一直專注在持較反面或懷疑的人身上,簡報的表現也會大大地受影響。

有效地管理緊張或恐懼,最終的解決之道就是常常作簡報。有這麼一句話「如果你上台還會緊張,表示你丟臉的次數還不夠多」。我相當認同這句話,因為這就是我的真實寫照。這一路走來經歷過許多的挫敗,即使如此我仍主動爭取簡報的機會。不放棄任何場合的簡報所帶來的成長。我也可以告訴你,簡報並不可怕,只有懂得如何駕馭它。簡報還是一項強而有力的工具,能夠發揮廣大的影響力,甚至改變世界。

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AuthorBennett Yang