"If I Am To Speak Ten Minutes, I Need a Week for Preparation; If an Hour, I Am Ready Now" 「假如要發表十分鐘的演說,我需要一週的時間準備;如果是一小時的演說,現在就可以上場。」

萬全的準備才能確保簡報的成功。那麼,在簡報的前一天,需要完成那些準備?

1. 檢查簡報檔-重複仔細檢查簡報檔的資料是否正確。例如資料引用的來源是否正確?標示的數據或公式是否準確?或是內容是否有錯字?資料一旦打在布幕上,就覆水難收了。千萬不要低估這些失誤。即使是微小的錯誤,也會引起聽眾對你的質疑,降低對你的信任。寧可事前細心檢查,甚至請人檢驗,也不讓一個小失誤造成大災難。

2. 快速演練-除了從頭到尾正式的演練(Dress Rehearsal)外,也可以進行幾遍快速演練。Prezi提供「Autoplay」自動播放功能,可以設定每4秒、10秒或20秒重複播放。神經科學告訴我們,如果要記住一件事,就要不斷複習。這個功能幫助我們以圖像的形式熟記資料的順序。如此就能確保簡報的流暢性。不過需注意不要過度演練,避免簡報過於僵硬。

3. 搜尋聽眾的背景-只要Google一下,就可以輕鬆獲得聽眾的背景資訊。如果已掌握關鍵的簡報對象,也可以透過社群網站進一步研究,以便投其所好。認識聽眾多一點,關係建立也會快一點、好一點。

4. 留意新聞報導-翻閱報章雜誌,尋找與聽眾相關的新聞報導。最好跟簡報主題相關聯。在簡報的一開場分享這些資訊,不只可以快速地拉近與聽眾的距離,也能夠讓聽眾留下你是「有備而來」的良好印象。

5. 準備B方案-投影機故障?影片無法播放?預定30分鐘的簡報臨時縮短成15分鐘?聽眾對提案內容興趣缺缺?簡報的過程中實在有許多無法預料的問題。如果問題不幸發生了,趕快推備案上場。避免在台上不知所措、頻頻致歉。

6. 確認行程-預先安排交通工具,提前抵達簡報會場。如此才有充裕的時間作好簡報前的準備工作。

7. 收拾物品-準備一份Check List,列出所有需要攜帶的物品。一一檢核是否攜帶齊全。尤其記得準備簡報器備用的電池,補滿名片夾中的名夾,多帶一支筆。如此才能從容不迫地出門。

8. 整理服飾與配件-簡報時的穿著最好幾天前就決定好。這樣就有時間送洗衣物,或是自行整燙。男性需注意皮鞋的整潔,女性則避免配帶誇張的飾品。最好將衣物與配件掛放在一處,方便拿取。

9. 適度地運動-運動有助於放鬆,肆放壓力,也能夠有效地提高自信。讓身心達到最佳的狀態。

10. 充足的睡眠-簡報的前一晚切忌熬夜或晚睡。充足的睡眠,才會有充沛的精神。在台上才能夠散發無比熱情,感染聽眾。

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AuthorBennett Yang