大部份的時候,我們走進簡報的會場,迎接的都是一張張陌生的臉孔。可能是客戶、官員或是面試官。待筆電、投影機、簡報檔、簡報器、麥克風一一準備就緒後,就要登台作簡報。我們心裹想的是快點Run完所有的投影片,結束這場簡報。但是過於專注在傳遞簡報的內容,可能疏忽了與聽眾建立關係。

所謂「有關係,就沒關係;沒關係就有關係」。如何在簡報的過程中,與聽眾建立關係,是所有簡報人必修的功課。簡報不是一場單向的表演,而是雙向的對話溝通。只要透過簡單的互動,就可以建立關係,取得信賴。如此簡報可以更加順暢,不枯燥、不乏味。

從多年的簡報與訓練經驗中,我發掘有三種簡易的方法,可以在簡報的過程中與聽眾進行互動,建立關係。這三種方法分別為舉手法、問答法與4F法。

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舉手法

舉手是一種簡單的動作,請求聽眾舉手也比較容易獲得回饋。可以在簡報的開場作一項舉手調查,簡易統計聽眾的經驗。例如可以問聽眾「你有聽過/看過/作過OO嗎?」。除了可以與聽眾進行簡單的互動,也可以根據所獲得的資訊彈性調整簡報的內容。也許無法立即修改簡報的架構,但是可以依聽眾的需求作細部的調整。另外變化一下,可以用手指的數量來代表程度,或是用手心或手背回答同意或不同意。透過這些簡單的互動行為,與聽眾建立初步的信任關係。表示我們在乎他們的經驗、感受與想法。讓聽眾漸漸敞開心胸,卸下心防。

問答法

我們想透過問答,期待獲得聽眾熱情的回饋,拉近與聽眾距離。可惜常常事與願違。抛出一個問題,然後就消失在空氣中,接著是一陣尷尬的沉默。為了避免讓氣氛凝結,只需要改變一些作法。走進聽眾當中,面對一位聽眾,並問對方容易回答的問題。儘量提問能夠得到正面回應的問題。運用重要的銷售心法,讓對方不斷說Yes,較能夠獲得認同並達到說服的目的。不過需要尊重聽眾的看法,不要有預設答案。簡報是一種雙向的溝通,而不是單向的傳播。

4F法

4F法源自Active Reviewing Cycles(動態回饋循環),是一種引導回饋的方法。4F代表Fact(事實)、Feeling(感受)、Finding(發現)與Future(未來)。每當我們說完一個故事、看完一段影片、完成一個練習,可以運用這套方法引導聽眾反思與回饋。

  • Fact:未經過解讀的資訊,稱為事實。如「剛剛發生了什麼事?」、「你看見什麼/聽見什麼/做了什麼?」
  • Feeling:所引起的情感反應。如「你印象最深刻的是那一部份?」、「什麼讓你覺得到驚喜、意外、感動?」
  • Finding:經過回顧與觀察所獲得的新知。如「你發現了什麼真理、現象、新知?」
  • Future:未來需要作什麼改變或改善。如「如何將這些發現應用在未來?」

簡報應該是一場與聽眾的對話,而不是簡報者的獨白。尋找有效的方法,與聽眾進行互動,建立彼此的信任。讓簡報更順利地達成目標/任務,獲得預期的結果。

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AuthorBennett Yang