簡報時是否也碰到類似這樣的狀況。因為不熟練內容,造成簡報卡卡的。簡報缺少重點,讓聽眾一頭霧水。或是,Q&A時花了好多功夫才找到聽眾詢問的資料。想一想,準備一份其實要投入相當多的心力。如果因為這些狀況而壞了一場簡報,那就可惜了。有沒有工具或方法可以避免這些凸槌發生在簡報中呢?其實,只要善用Prezi的功能就能大幅改善。這裹列舉三種駭客技巧。

1. Autoplay自動播放功能-讓簡報更順暢

進入Prezi全螢幕播放時,畫面的右下角會出現「Autoplay」自動播放功能。點一下,就會出現4 sec、10 sec與20 sec的選項。表示可依指定的時間換頁並循環播放。這個功能原本設計為自動展示Prezi時使用,如參展時在攤位上展示新產品或在婚禮上展示新人的照片與影片。不過換個方式,這項功能在演練時也相當實用。

4秒-完成簡報初稿時可以利用4秒自動播放功能,一邊連續播放,一邊檢視簡報內容是否完整。簡報的前一天也可以再度使用此功能,重複檢視內容是否需要修改或調整。同時也可以更加熟悉簡報的畫面與順序。

10秒-此功能可用於初步演練。構思每個畫面要講解的重點與如何講解,並作筆記。同時也得思考如何在畫面間作更順暢的邏輯轉換。

20秒,此模式稱為Pecha Kucha。源自興起於日本的Pecha Kucha活動(類似TED論壇,對象以設計師為主),每位受邀的講者僅能使用20張投影片,並設定20秒自動換頁。換言之,每位講者分享的時間僅有短短的400秒(6分40秒)。我們可以利用這種模式進行緊湊版的簡報演練。假如被告知簡報時間縮短,或見到聽眾反應不如預期,這種精簡的簡報演練相信就可以派上用場。

2. 下載並列印Prezi-記錄簡報重點

PowerPoint有一種有用的功能,可以在一張紙上列印數張投影片。以前常利用這種方式,在A4紙上註記簡報的重點。這份資料可以帶在身上,隨時複習與思考。不可否認,這實在是一種很棒的簡報準備工具。其實Prezi也有類似的功能,不過方式比較間接一點。

在Prezi編輯器中,點擊畫面右上角的「Share」功能選單。選擇「Download as PDF」,將Prezi輸出成一份PDF檔案。Prezi就會將每個路徑點的畫面依序轉換成PDF頁面。接著再利用PDF Viewer的列印設定,將多頁列印在同一頁面上。

雖然數位工具可以幫助我提升工作效率。不過論到思考這類的心智活動,還是回到傳統的紙筆最有效。僅僅是書寫這個動作,就能幫助思考的進行。

3. 手動展示-快速尋找簡報資料

在Q&A的時,聽眾常會針對簡報的內容提出疑問。尷尬的是浪費許多時間在找相關投影片。如果使用Prezi作簡報,可以安排最後一個路徑點回到整張畫布。接著使用滑鼠滾輪縮放畫布,按著滑鼠左鍵移動畫布,再使用游標點擊要顯示的物件。操作的原理就像使用智慧型手機或平板電腦看照片一樣,可以縮放、移動並且聚焦。如此就可快速叫出聽眾想要進一步了解的資料。不用再像傳統的投影片要找個老半天。因此作Q&A的時候,可以更加流暢,不浪費時間。

畫布上的物件不一定都要加入至路徑。因此可以利用Prezi的這個特性,將參考資料擺放在畫布上,但不加入至路徑中。可以放在畫布的腳落,也可以藏在畫布不明顯之處。Q&A時,根據聽眾的提問內容,快速顯示這些參考資料。

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AuthorBennett Yang