有些簡報需要匯集多人的資料才能完成。例如,跨部門的專案報告、區域市場分析報告或是學校的分組報告。從多方收集完整的資料才開始動手匯整並製作簡報,恐怕會浪費許多寶貴的時間。如果能夠分工合作,直接在線上協同編輯同一份簡報,是不是能夠加快簡報製作的速度。總比一個人從頭做到尾。

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Prezi Next的「Collaborator」協作功能就是為滿足這樣的需求而誕生。它能夠讓多人同步或非同步在線上編輯同一份Prezi Next簡報。還可以針對不同的對象提供不同的授權等級。

步驟一:分工

要加快簡報製作的速度一開始就要作好工作分配。Prezi Next的架構就像心智圖一樣可分為數個主題(Topic),展開主題就可編輯內容,還可以創造幾近無限的階層。這樣的特性讓我們可以獨立編輯個別主題。所以,先決定好簡報的架構,再分配主題給負責人。這樣才能避免發生多人編輯同一主題的窘境。

步驟二:設定

完成主題分配後,就可新增Prezi Next簡報並設定協作人員。

新增簡報,套用範本(Template),進入Prezi Next編輯器。點擊編輯畫面右上角的「Show collaborators」圖案,再從出現的視窗點擊底部的「Total collaborator」按鈕。

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在「COLLABORATORS」視窗中,點擊「Email address」填入協作人員的Email信箱。此即為對方申請Prezi Next時所提供的Email。如果對方還未申請帳號,Prezi會寄出一封申請帳號邀請信函給對方。

接著挑選授權等級,共有三種。如要允許對方共同編輯簡報,當然要選第三種「Can edit」。

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  • Can present—可播放。例如第一線的業務人員,可對客戶播放簡報但不能修改內容。
  • Can comment—可留言。例如主管或客戶,可針對簡報內容留言、提出評論。
  • Can edit—可編輯。例如部門同事或專案成員,可共同編輯此份簡報。

最後點「Add」按鈕完成一筆設定。請注意,「Basic」免費方案的用戶只能為每份簡報增加最多兩位協作人員。

步驟三:編輯

結束協作人員的設定,關閉「COLLABORATORS」視窗,就可開始編輯簡報。被邀請的協作人員如要編輯簡報,可開啟Prezi寄送的Email內的連結,進入編輯畫面。或是直接登入Prezi,在「Dashboard」控制板找到需要協作的簡報,再點擊「Edit」按鈕開啟編輯畫面。如果已經是登入的狀態,在「Dashboard」找不到該份簡報時,只要重新整理網頁就會出現。

在Prezi Next編輯畫面最上角可檢視目前線上編輯的人數。

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AuthorBennett Yang