說到底Prezi Next不過是另一種簡報工具。它跟PowerPoint或Keynote一樣,透過視覺輔助幫助我們作好簡報。但是Prezi是一項特別的簡報工具。它不只忠實地扮演好簡報輔助的角色,還反過來教導我如何正確地準備簡報。

Structure1.jpg

自從2010年偶遇到Prezi後,就深深受到它的吸引。Prezi總是扮演好盡責的簡報夥伴,陪我完成百場以上的簡報。教育訓練、英語教學、銷售提案、專題研討、短講演說,它都能夠一一勝任。也許Prezi無法百分百取代PowerPoint,不過證實能夠應付大部份的簡報場合。甚至在某些關鍵的簡報,Prezi比PowerPoint能夠發揮更大的功用。

過往,準備簡報的第一步就是打開PowerPoint,開始一張一張地編輯投影片。這沒什麼不好,況且PowerPoint是一種強大的資料編輯工具。幸運的話,可以迅速地完成一份簡報檔的製作。問題是我們常常邊寫邊改,調來調去。最後投影片是完成了,但是個別投影片常是獨立存在,與上下沒有太大的邏輯關係。這樣的投影片會產生兩個嚴重的問題。一是簡報時過度依賴投影片,不自覺地照著上面的內容唸。二是聽眾像在看一場情節不連貫的電影,無法理解整體的來龍去脈。

Prezi的架構設計就是為了解決這個問題。如果手上沒有一份完整的簡報架構,新增Prezi簡報後就會面臨不知從何下手的窘境。所以Prezi強迫我先思考並整理簡報的架構與內容。我的實際作法如下。

  1. 發想:首先使用心智圖軟體(尤其是免費、功能又強大的XMind),針對簡報主題產生無數個點子或想法。發想時可設定一個時間限制,如15分鐘,避免在這個階段停留過久。
  2. 分類:接著將這些點子進行分類。雖然有研究證實,人類可同時記憶7加減2件事。不過建議分成3或4大類,讓聽眾較容易快速吸收與掌握。
  3. 命名:幫每個分類命名。名稱務必簡短、明確,讓聽眾一看就懂。
  4. 整合:光把點子分類還不夠,必須來回不斷檢視每個分類的內容是否完整又清楚。
  5. 排序:最後將分類與其內容進行排序,以符合邏輯。
Structure2.jpg

經過這些程序就可大致完成簡報的架構。再補上精心設計的開場與結尾,就是一份完整的簡報內容。接下來的工作才是打開Prezi,將整套的簡報內容視覺化。

Posted
AuthorBennett Yang